Full oversikt med

Digital vedlikeholdsplan

– Dette er noe nytt som gir borettslag og sameier mulighet til å få en estimert oversikt over kostnader til vedlikehold helt ned på detaljnivå, sier prosjektleder, Jan Audun Andersen.

For få måneder siden ble han ansatt i Arendal Boligbyggelag. I mye av arbeidstiden har han jobbet med å få satt den digitale vedlikeholdsplanen i drift.

– Fordelen med å bruke dette programmet er at vi slipper permene med kvitteringer og kopier av avtaler. Nå kan vi digitalisere dette enkelt og gi nødvendig informasjon videre til de kommende generasjoner, sier styreleder i borettslaget på Kystveien, Tore Bergstrøm.

Vedlikeholdsplanen som nå tilbys gjør at man vil lage et arkiv der all historikk på vedlikeholdet er lagret i et system, samt at planen er rullerende og forlenges med to nye år hvert andre år, samt ny tilstandsvurdering hvert fjerde år.

– Tenk deg om noen år, når jeg ikke er styreleder og en ny person overtar rollen. Da kan vi enkelt legge til en ny bruker i programmet og la de nye personene få den samme oversikten som jeg har, sier Bergstrøm.

Prosjektlederen er helt enig med styrelederen.

– Dette bygget er 17 år gammelt og vedlikeholdet melder seg. Derfor ønsket borettslaget å ta i bruk den nye digitale vedlikeholdsplanen. Mest fordi det gir forutsigbarhet og god hjelp for styret som har ansvaret for vedlikeholdet av bygningsmassene. Dette gir en god oversikt over hva som må gjøres både i nåtid og i fremtiden, sier Andersen

I sofaen ved siden av Andersen sitter styrelederen og sjekker tilstanden på bygget og budsjettene som er satt opp i en årlig syklus.

– Vi fikk litt bakoversveis da vi fikk se kostnadene, men da vi gikk inn på detaljnivå, ser vi at dette er logisk og jobbene må gjøres for å bedre tilstanden på bygget, sier Bergstrøm.

Les mer om Arendal HMS og hvordan det kan hjelpe i ditt boligselskap.

Jan Audun Andersen har lang fartstid i byggebransjen, både med hammer i hånda og en hverdag bak datamaskin der han planlegger vedlikeholdet i samarbeid med samarbeidspartnerne til Arendal Boligbyggelag.

– Det kan fort bli en mye høyere kostnad fordi man kan ha manglende kompetanse på det byggetekniske. Noen forsøk på utført vedlikehold blir sett på som "klatting", og lite er verre enn det, sier Andersen.

Han har sett flere tilfeller der dårlig vedlikehold har kostet dyrt. Jevnlig vedlikehold er det eneste som øker levetiden på bygningsdelene, mener han.

– Det er en liten krise for de som ikke har vedlikeholdt på lang tid. Med da forsøker vi å lage overkommelige planer for vedlikehold og foreslår ulike økonomiske løsninger for borettslagene slik at de kan få et bra standard tilbake på bygget, sier han.

– Her kan låneopptak, spareplaner eller fordeling av utgifter på beboere være alternativer som Arendal BBL kan bistå med, sier han.

Bergstrøm sier at mesteparten av historikken på vedlikeholdet sitter mellom ørene til de som har sittet i styret. Det er ikke heldig, mener han.

– Det er ikke all informasjonen som har havnet mellom to permer, så vi har brukt en del tid på å finne informasjon om tidligere utførte arbeider på bygget. Det bør være unødvendig nå som vi i fremtiden benytter oss av dette nye systemet, sier han.

Han trekker frem eksempler der man har reklamasjonsrett, men ikke finner kvitteringer eller historikk på utført arbeid.

– Alle kvitteringer, kommunikasjon og det som borettslaget ønsker å bevare i historikken kan enkelt lagres. Når arbeid blir utført, i henhold til vedlikeholdsplanen, kan man sjekke saken ut av systemet og laste opp all informasjon. Det er gull for alle parter, sier Jan Audun Andersen.

Alle boligselskap er pålagt å drive med HMS. Les mer om Arendal HMS her.

Sammen med borettslaget har Arendal Boligbyggelag gått nøye gjennom bygningsmassen på Kystveien.

– Som på alle andre bygg har vi vurdert tilstandsgraden etter TG0, TG1, TG2 og TG3. Null er best, for da trengs det ikke å gjøres noe, mens på den motsatte enden av skalaen, der vi må sette TG3, er det store eller alvorlige avvik. Her må tiltak iverksettes snarest da det kan være snakk om funksjonssvikt, sier Andersen.

– Vi har sett at et vedlikeholdsprogram og ikke minst en vurdering av sakkyndige personer ville komme. Derfor begynte vi for en stund siden med sparing til vedlikehold – hver leilighet setter av 500 kroner i måneden, så det blir jo litt, sier styrelederen, Tore Bergstrøm.

Vedlikeholdskostnadene til en bolig begynner å rulle fra første dag. Ved å kontinuerlig sette av midler for nåværende og fremtidig vedlikehold kan boligselskapet ha litt penger på bok når vedlikehold skal utføres.

– Det gir en god forutsigbarhet for styret, i forhold til utgifter og vedlikehold som kommer. Det er også en trygghet for beboerne i boligselskapet. En vedlikeholdsplan bør alle ha, avslutter Andersen.

Alle boligselskap er pålagt å drive med HMS. Les mer om Arendal HMS her.